Mind a két protokoll azonos abban, hogy az e-mail fiókok eléréséhez használhatóak.
POP3 (Post Office Protocol)
Ez egy alkalmazás szintű protokoll, amelyet üzenetek letöltésére használnak a szerver postafiókjából a helyi levelező kliensre. A beérkező levelek mappájában lévő összes üzenet letöltődik. A levelezőprogramban beállítható, hogy csak a fejléceket töltse le (ez lehetővé teszi az üzenetek megjelölését megtekintésük után, akár tartalom letöltéséhez, akár azonnali törléshez), vagy teljes üzeneteket. A levelezőprogram beállításaitól függően a letöltés után az üzeneteket vagy a szerveren hagyja vagy a letöltést követő X nap elteltével törlésre kerülhet (figyelem, nem a kézbesítés követően) vagy csak a Lomtárból való eltávolítás után törlödik. A POP3 protokoll nem teszi lehetővé a teljes körű munkát több eszközről történő használat esetén.
Előnyök
- a már letöltött üzenetek kezeléséhez nincs szükség internetkapcsolatra
- ha az üzeneteket a letöltés után azonnal törlik a szerverről, az e-mail fiók kvótáját nem fogják túllépni
- ha úgy van beállítva a kliens, hogy a kiszolgálón maradjon az e-mail (akár egy bizonyos ideig), akkor a bejövő postafiókban (akár véletlenül) törölt üzenetek nem törlődnek a kiszolgálón lévő postaládából
Hátrányok
- a letöltött üzenetek csak egy levelezőprogramhoz érhetők el; a helytelenül konfigurált kliens törli az üzenetet a szerverről való letöltés után, így ezek nem érhetők el más (pl. IMAP) kliensek számára
- a levelező kliens csak a Bejövő üzenetekkel működik, az elküldött e-mailek (vagy más mappákba áthelyezett e-mailek) nem kerülnek mentésre a szerveren
- az új levelek ellenőrzésének gyakoriságától függően az üzenetek késéssel letölthetők a levelezőprogramba
- amikor üzeneteket hagy a szerveren, és több levelezőkliensből ér el, az üzenet állapotára vonatkozó információk nem kerülnek továbbításra közöttük (olvasott / olvasatlan)
- elveszíti az üzeneteket az adatfájlok sérülése, a lemez problémák vagy a számítógép lopása esetén (ezért javasoljuk az e-mail kliens adatainak biztonsági mentését)
IMAP (Internet Message Access Protocol)
A POP3 protokolltól eltérően az IMAP kliens pontosan azt jeleníti meg, ami a szerver postafiókjában van (a tartalom - üzenetek, mappaszerkezet - tükröződik). A protokoll lehetővé teszi, hogy közvetlenül a szerveren végezzen műveleteket (üzenetek áthelyezése másik mappába, üzenetek törlése). Lehetővé teszi továbbá az üzenetek állapotának adatainak (olvasott / olvasatlan / törölt) hozzáadását az üzenetekhez, és szinkronizálását a különböző e-mail kliensek között. Azt is lehetővé teszi, hogy részletes információkat szerezzen a postafiókról (szabad hely a postafiókban), és üzeneteket keressen meg anélkül, hogy letöltené őket. Egyértelműen alkalmas mobil kliensekben való használatra vagy azokban az esetekben, amikor több felhasználó dolgozik egy postafiókkal, vagy több különböző levelezőprogramot használnak ugyanazon fiók elérésére.
Előnyök
- lehetővé teszi az e-mail fiókhoz a hozzáférést több eszközről (mobiltelefon, táblagép, laptop, munkaállomás)
- az egyik levelezőprogramból érkező üzenetek egy másik levelezőprogramban is elérhetők
- az új üzenetekről általában közvetlenül a postafiókba való kézbesítés után értesítés jön
- amikor az adatfájl megsérül, a lemez összeomlik, a számítógép (a mobiltelefont ellopják ...) az üzenetek továbbra is a kiszolgáló postafiókjában vannak
Hátrányok
- internetkapcsolattal kell rendelkeznie ahhoz, hogy aktívan dolgozhasson az üzenetekkel
- az üzenet törlése a levelezőprogramban hatással lesz az összes többi eszközre és a szerver postafiókjára (a postafiók tisztításakor a mappa összes e-mailje elveszhet)
- nagy üzenetek kézbesítésekor és küldésekor a postaláda megtelhet
A postafiók helytakarékosság szempontjából hasznos felismerni, hogy az e-mail protokollokat nem elsősorban nagy üzenetek (nagy mellékletekkel rendelkező üzenetek) küldésére tervezték. Egy például 10 MByte -os mellékletet tartalmazó üzenet nagyobb méretű lesz, mivel a küldés során feldolgozásra kerül. Jobb megoldás, ha az e-mailben linket küld a fiókja Webtárjában tárolt fájlhoz.